For de fleste har det nok gått noe under radaren at en ny forskrift om innsyn i aksjeeierboken, aksjeeierregisteret og såkalte «forvalterregistrerte aksjer» trådte i kraft 1. februar 2025. Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på at forskriften inneholder endringer i de allerede strenge innsynsreglene, som det er viktig å kjenne til.
Alle aksjeselskaper (både AS og ASA) plikter å føre en oppdatert oversikt over hvem som er deres aksjonærer i selskapets aksjeeierbok eller hos en verdipapirsentral. De ordinære aksjeselskapene velger selv om man vil benytte seg av en intern aksjeeierbok eller registrere aksjene i Verdipapirsentralen, mens allmennaksjeselskapene naturlig nok plikter å registrere alt i Verdipapirsentralen. Uansett hvor aksjene er registrert, har allmenheten rett til innsyn i opplysningene i aksjeeierregisteret og aksjeeierboken i h.t. asl. § 4-6 og aal. § 4-5.
Selv om retten til innsyn er sikker, har det i praksis vist seg utfordrende å få tilgang til det man ønsker. Den nye forskriften er ment å bedre på dette gjennom strengere og tydelige materielle bestemmelser.
Hvem kan be om innsyn?
Det følger av dagens regler at «enhver» kan be om innsyn i hvilken som helst aksjeeierbok, uten å oppgi noen særskilt begrunnelse.
Hvilke opplysninger kan man kreve?
I utgangspunktet kan det kreves innsyn i alt som er registrert . Begge lover er imidlertid klare på at aksjonærenes digitale adresser kan holdes unna innsyn.
Hvordan går man frem?
Ut over å knesette retten til innsyn, gir ikke gjeldende lovbestemmelser noen nærmere anvisning på hvordan man går frem for henholdsvis å be om innsyn og å møte en slik anmodning. Dermed gjelder det ikke noen formkrav knyttet til begjæringen. Den som ønsker innsyn, kan følgelig henvende seg både muntlig og skriftlig i enhver form man måtte ønske.
I lovene er det heller ikke oppstilt noen formkrav i forhold til hvordan selskapet svarer opp en slik anmodning. Vanligvis er nok slike henvendelser besvart ved at selskapet ganske enkelt sender en kopi av aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret til den som har bedt om innsyn, og i den nye forskriften er det nå også bestemt at oversendelse via e-post skal være hovedregelen. Riktignok kan den som ønsker innsyn fortsatt be om å få dette på andre måter, f.eks. via post, men nå er selskapet gitt en adgang til avslå slike ønsker dersom man har saklig grunn for å nekte (særlige kostnader eller merarbeid kan være slike saklige grunner). Selskapet kan også velge å sikre tilgang til registrene via f.eks. elektroniske innsynsløsninger.
Gjelder det noen plikter til oppdatering av opplysningene?
Det følger av den nye forskriften at selskaper som bruker aksjeeierbok, skal gi innsyn i denne slik den var på tidspunktet kravet om innsyn ble mottatt. Dersom det er gjort endringer i boken etter at selskapet mottok innsynsbegjæringen, skal det opplyses.
For selskaper som har registrert sine aksjer i Verdipapirsentralen, fastsetter forskriften at det skal gis innsyn i aksjeeierregisteret slik det var registrert ved utløpet av oppgjørsdagen forrige virkedag. For slike selskaper gjelder det ikke noen plikt til å gi informasjon om endringer i aksjeeierregisteret etter dette tidspunktet.
Gjelder det noen frister for innsyn?
Hittil har innsynsforskriften fastsatt at selskapene må fremlegge opplysningene innen 14 dager fra man har mottatt en innsynsbegjæring. I den nye forskriften forkortes denne fristen betydelig, ved at selskaper som benytter aksjeeierbok plikter å sende en kopi av opplysningene til rekvirenten innen tre virkedager fra man har mottatt innsynsbegjæringen. Selskaper som ha sine aksjer registrert i Verdipapirsentralen, plikter å gi opplysningene innen en virkedag fra man mottok begjæringen.
Kan man kreve betaling for innsyn?
Det fremgår av den nye forskriften at selskapene plikter å gi innsynet i aksjeeierbok og aksjeeierregister vederlagsfritt. Resonnementet er at kostnadene med å besvare en innsynsbegjæring er marginale og at det er selskapet selv som velger om man vil benytte andre til å besvare slike henvendelser.
Nye særregler for forvalterregistrerte aksjer
Hittil har det vært svært vanskelig å få innsyn i såkalte forvalterregistrerte aksjer, altså hvor aksjeeierboka bare opplyser hvem som er forvalter av aksjene, ikke hvem som eier dem. Den nye forskriften sikrer at enhver kan kreve innsyn også i slike opplysninger.
Ved begjæring om innsyn i forvalterregistrerte aksjer plikter selskapet nå å utarbeide en sammenstilt oversikt over hvem som er eier av disse aksjene, i hvilket land aksjeeierne er bosatt og hvor mange aksjer den enkelte eier. Opplysningene skal være oppdatert per det tidspunktet selskapet har oppgitt ved innhenting av opplysningene fra forvalter.
Selskapets frist for å gi innsyn i eierskapet til forvalterregistrerte aksjer er seks uker, i og med at det kan være tidkrevende å innhente informasjon fra forvalterne. Dersom selskapet ikke rekker å innhente opplysningene innen fristen, skal det opplyses i sammenstillingen.
Utarbeidelse av sammenstillinger over forvalterregistrerte aksjer kan være svært arbeids- og ressurskrevende. Det er derfor fastsatt at selskapet kan kreve sine faktiske kostnader knyttet til begjæringen dekket av rekvirenten (eventuelt ved at det betales et forskudd). I så fall plikter selskapet å informere rekvirenten om kostnadsansvaret og å forsikre seg uttrykkelig om at vedkommende fastholder sin begjæring, samtidig som det gjelder en særlig varslingsplikt dersom de faktiske kostnadene vil overstige NOK 30 000,-.
For det tilfelle at selskapet har en oversikt som ikke er eldre enn fire uker når man mottar innsynsbegjæringen, fastsetter forskriften at opplysningsplikten vil være oppfylt ved denne dersom den leveres kostnadsfritt.
Uavhengig av den individuelle opplysningsplikten, fastsetter forskriften at selskaper med aksjer registrert i Verdipapirsentralen plikter å utarbeide en sammenstilling over eierskapet til forvalterregistrerte aksjer, som gjøres tilgjengelig for allmennheten senest seks uker før den ordinære generalforsamlingen og minst en gang per år. Det vil vil være tilstrekkelig for oppfyllelse av kravet om tilgjengelighet at selskapet kunngjør en mulighet til å bestille oversikten, som i så tilfelle skal gis vederlagsfritt innen tre virkedager.
Oppsummering
Kort oppsummert innebærer altså de skjerpede innsynsreglene i den nye forskriften at a) selskaper som benytter aksjeeierbok plikter å sende kopi av opplysningene i aksjeeierboken innen tre virkedager, b) selskaper som har sine aksjer registrert i et aksjeeierregister plikter å sende kopi av opplysningene i aksjeeierregisteret innen en virkedag, eller alternativt ved å gi innsyn via sentralens innsynsløsning, og c) innsyn i aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret skal være gratis.
De nye særreglene for forvalterregistrerte aksjer innebærer at a) enhver kan kreve innsyn i eierskapet til forvalterregistrerte aksjer, b) selskapet plikter å gi opplysningene ved utarbeidelse av en sammenstilt eieroversikt, c) selskapet plikter å gi opplysningene innen 6 uker, d) selskapet kan kreve å få dekket sine faktiske kostnader med besvarelse av innsynsbegjæringen, og e) selskapet plikter å gjøre tilgjengelig en oppdatert, årlig oversikt over hvem som eier de forvalterregistrerte aksjene.
