Personvernerklæring: Oppdatert dato: 03.09.2018
1) INNLEDNING
Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet Eurojuris Haugesund AS. Erklæringen forklarer hvilken informasjon vi samler inn om deg (den registrerte). Erklæringen angir også formålet med innhentingen, hvordan vi bruker informasjonen og hvordan vi tar hensyn til ditt personvern.
Hvilke personopplysninger som innhentes avhenger av hvilke tjenester du benytter samt om du er ansatt, kunde, nettbruker, abonnement, leverandør eller arbeidssøker. Vi vil i det følgende gå nærmere igjennom hvilke opplysninger vi behandler for besøkende på vårt nettsted, abonnenter av vårt nyhetsbrev, kunder, leverandører og arbeidssøkere, hvordan opplysningene samles inn og formålet med behandlingen.
Ansatte vil finne informasjon om vår behandling av personopplysninger om dem og grunnlaget for behandlingen i vår Personalhåndbok.
2) HVA SLAGS OPPLYSNINGER SAMLER VI INN OG HVORDAN?
a) Henvendelser per telefon
Advokatfirmaet Eurojuris Haugesund AS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle våre oppgaver som advokater. Ved henvendelse per telefon vil ditt telefonnummer samt tidspunkt for samtalen logges i vår telefonsentral.
Ringer du direkte til en ansatt vil ditt telefonnummer samt tidspunkt for samtalen også logges på hans/hennes telefon.
Loggføringen er nødvendig for oppfølging av ubesvarte henvendelser og fakturering fra teleleverandør. Komplett logg slettes etter maksimalt 3 måneder
b) Henvendelser per e-post/kontaktskjema
Ved henvendelse per e-post vil din e-postadresse og forespørsel bli lagret i firmaets mail, inntil den er ferdig behandlet. Også henvendelser via kontaktskjema på vår nettside mottas av firmaet som e-post.
Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive, eller andre fortrolige opplysninger via e-post/kontaktskjema.
Klientkommunikasjon pr. e-post håndteres som nevnt i punkt h) nedenfor.
c) Informasjonskapsler («cookies»)
Når du besøker vårt nettsted, registrerer vi informasjon om ditt brukermønster. Registreringen foretas for på sikt å forbedre din og andres brukeropplevelse.
Informasjonen som registreres analyseres ved bruk av analyseverktøyet Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysningene slettes etter maksimalt 560 dager.
I tillegg benytter vi Facebook Pixel for å spore bruk av nettsiden for å kunne treffe besøkende med relevante budskap i markedsføringsøyemed. Facebook plasserer en informasjonskapsel i nettleseren din som viser at du har besøkt vårt nettsted. Informasjonen er anonymisert og slettes etter 180 dager.
Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Din IP-adresse anonymiseres ved bruk av «anonymizeIP».
Det er frivillig å gi fra seg opplysningene om brukermønster. Ved besøk på vår nettside, vil du få valg om du aksepterer benyttelsen av cookies. Ønsker du ikke at informasjon om ditt brukermønster skal registreres, kan du svare nei på forespørselen. Det vil ikke påvirke din tilgang til vår nettside, men kan påvirke brukeropplevelsen.
Du kan til enhver tid tilbakekalle ditt samtykke. Tilbakekall gjennomføres ved å følge instruksjonene for sletting av informasjonskapsler i din nettleser. Du finner informasjonen om dette i «Hjelp»-funksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til cookies kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.
Vi har som firma opprettet firmabruker (Business page) på Facebook. Besøker du vår Facebookside, vil Facebook ved hjelp av cookies som plasseres i din enhet og andre tekniske løsninger, hente ut informasjon om hvilke innlegg du har sett på vår side, din alder og ditt kjønn. Basert på hva du liker, deler og leser vil Facebook også kunne selge markedsrett profilering.
Som administrator av siden vil vi kunne slå opp i anonymisert statistikk over hvor mange som har sett våre innlegg, samt alder og kjønn til de som har sett innleggene. Vi vil også kunne benytte Facebook sine tilbud om profilering av innlegg til utvalgte brukere ut fra alder, kjønn og interesser. Statistikken og profilen utarbeides av Facebook i samsvar med Facebook sine brukerbetingelser.
For mer informasjon om innhenting og bruk av personopplysninger fra Facebook sin side, se Facebook sin personvernerklæring.
d) Samtykke til å motta nyhetsbrev
For alle som ønsker å motta aktuell informasjon fra ulike fagområder og informasjon om Advokatkontoret Eurojuris Haugesund AS sine arrangementer er det mulig å abonnere på våre nyhetsbrev. For at vi skal kunne sende ut nyhetsbrev til deg, må du registre din e-postadresse. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.
Du kan ved registrering velge å oppgi om du representer en virksomhet, er privatperson, en journalist eller annet. Dette gjøres kun for at vi kun skal sende ut relevant informasjon.
e) Arrangementer
Vi arrangerer fra tid til annen kurs og andre arrangementer. Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for å ta inn kursavgift.
f) Deling/tips-tjeneste
Funksjonen «Del» kan brukes til å videresende lenker fra vår Facebook-side. Når du deler innlegg, legges informasjonen inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres ikke hos oss.
g) Saksbehandling og arkiv
Ved ønske om bistand vil vi, i samsvar med oppdragsbekreftelse, innhente kontaktinformasjon, faktureringsopplysninger og nødvendig informasjon i anledning saken. Informasjonen vil kunne inneholde personopplysninger, herunder sensitive personopplysninger.
Hvilken informasjon som er nødvendig avhenger av sakstype og faktum i saken.
Informasjonen føres elektronisk i vårt saksbehandlingssystem Advisor, og oppbevares i tillegg i fysisk saksmappe. Både fysiske og elektroniske saksmapper lagres i 10 år etter arkivering av saken, om ikke lenger lagringstid er avtalt.
h) Kommunikasjon med klienter
For eksisterende kunder med pågående saker vil relevant informasjon for saken som fremkommer av telefonsamtaler, klientmøter, brev, prosesskrift og e-postutveksling, journalføres i saksbehandlingssystemet slik at vi kan ivareta dine interesser på best mulig måte.
Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive, eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
i) Leverandører
Kontaktinformasjon som oppgis av leverandører vil bli lagret elektronisk i vårt regnskapssystem. I den grad informasjonen innebærer personopplysninger, vil vi for å administrere avtaleforpliktelsene bevare kontaktinformasjonen så lenge avtalen varer. Eventuell videre behandling vil bero på samtykke fra den registrerte.
j) Søknader
Ved utlysning av stillinger vil vi motta personopplysninger om de som søker. Opplysningene vil, som del i rekrutteringsprosessen, bli behandlet for avgjørelse av om kandidaten skal tilbys en stilling i firmaet. Tilgangen til opplysningene er begrenset til de som arbeider med søknadsprosessen, og alle søknader slettes etter at ansettelsesprosessen er ferdigstilt med mindre den registrerte ansettes, eller den registrerte samtykker til videre lagring.
4) GRUNNLAG
Grunnlaget for behandling av de nevnte personopplysninger er henholdsvis avtale eller samtykke fra deg, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav a), b), d) og f) samt 9 nr. 2 bokstav a) i GDPR.
5) DELING AV OPPLYSNINGER
Personopplysningene som registreres deles i utgangspunktet ikke med andre.
Har du bedt om vår bistand i en sak, vil informasjonen videreformidles i den grad det er nødvendig for å ta vare på dine rettigheter og krav, eventuelt etter samtykke eller fullmakt fra deg.
Vi vil også kunne utlevere opplysninger hvor det er pålagt ved lov.
I våre databehandleravtaler med eksterne systemleverandører begrenses deres anledning til å bruke opplysningene som lagres i systemene. Dette for å sikre dine rettigheter og vår taushetsplikt.
6) OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER TIL UTLANDET
Dine personopplysninger overføres ikke til land utenfor EØS, med mindre annet er avtalt eller er nødvendig for å ivareta din rettslige interesse i en sak hvor vi bistår deg.
7) SIKRING AV PERSONDATA
Vi bruker hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å sikre at personopplysninger som er under vår kontroll er tilgjengelig, er korrekte og at uautoriserte ikke får tilgang til dem. Blant tiltakene er blant annet begrensning avtilgangen til informasjonen og kryptering.
8) RETTIGHETER
De som er registrert i et av våre systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Registrerte har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger som Advokatfirmaet Eurojuris Haugesund ikke har rett til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Kravet fra den registrerte skal hovedregel besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.
Ved spørsmål vedrørende dine personopplysninger kan du når som helst ta kontakt med saksansvarlig advokat eller ved å kontakte vår personvernansvarlig på Lise.Waage@eurojuris.no.
9) ENDRINGER AV PERSONVERNERKLÆRINGEN
Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere eller endre personvernerklæringen. Ved større endringer vil vi informere om dette.
10) KONTAKTINFORMASJON
Advokatfirmaet Eurojuris Haugesund AS, ved daglig leder, har det øverste ansvaret for virksomhetens behandling av personopplysninger.
Daglig leder er: Thor Harald Eike
E-post: THEike@eurojuris.no
Personvernansvarlig er: Lise Margrethe Østensjø Waage.
E-post: Lise.Waage@eurojuris.no
Telefon: 415 49 244
Har du spørsmål om vår personvernerklæring eller om vår bruk av personopplysninger,
ta gjerne kontakt med vår personvernansvarlig.